DoradcaPodatkowy.site – Przejrzysta Księgowość i Optymalizacja Podatkowa

Kontrola zawsze wydaje się stresująca, ale odpowiednie przygotowanie znacząco ją upraszcza. Przede wszystkim należy zadbać o kompletność dokumentów – wszystkie faktury, wydruki kasowe, umowy i dowody przelewów powinny być poukładane chronologicznie.

Warto również wykonać wewnętrzną weryfikację księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji VAT. Jeśli prowadzisz pełną księgowość, sprawdź zaksięgowane koszty pod kątem „brutto-netto” oraz poprawności dokumentów źródłowych. Często błędy wynikają z drobnych pomyłek, które łatwo wyłapać przed urzędem.

Pamiętaj, że podczas kontroli masz prawo do pełnej informacji o jej zakresie oraz do bieżącego udziału biegłego księgowego lub doradcy podatkowego – skorzystaj z tego. Spokojna, rzeczowa postawa i otwartość na współpracę znacząco skracają czas wizytacji.

Zmiana formy opodatkowania najczęściej pojawia się wraz ze wzrostem przychodów lub zmianą struktury kosztów. Próg 2 mln zł przychodów w ryczałcie często staje się naturalnym momentem przemyśleń – wtedy karta podatkowa albo skala podatkowa mogą okazać się korzystniejsze.

Przed podjęciem decyzji przeprowadź symulację „na sucho”. Oszacuj przychody, koszty uzyskania oraz potencjalne odliczenia (np. ulga na dzieci, IKZE, darowizny). Czasem niewielka różnica w efektywnym opodatkowaniu przekłada się na konkretną kwotę zostającą w firmowej kieszeni.

Pamiętaj o terminach – zgłoszenia zmiany należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po tym, w którym uzyskano pierwszy przychód w nowym roku podatkowym. Brak zgłoszenia może skutkować automatycznym pozostaniem w starej formie, często mniej korzystnej.

Samochód osobowy w działalności to jedno z ulubionych zagadnień kontroli. Kluczowe jest ustalenie, czy pojazd będzie wykorzystywany tylko do celów firmowych, czy również prywatnie – od tego zależy możliwość wykazania 100% kosztów VAT.

Jeśli auto służy również do celów prywatnych, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), a odliczenie VAT ogranicza się do 50%. W przypadku wynajmu długoterminowego (operacyjnego) należy zwrócić uwagę na fakturę pierwotną – musi zawierać numer rejestracyjny oraz klauzulę „wystawiono w związku z art. 86 ust. 2 pkt 2 lit. b ustawy o VAT”.

Nie zapominaj o ubezpieczeniu – składkę można zaksięgować w koszty, ale tylko w części dotyczącej ryzyka związanego z działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to, że polisa powinna dokładnie opisywać profil użytkowania pojazdu. Dokumentacja i logika to podstawa – im więcej szczegółów, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania kosztów.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością daje przede wszystkim bezpieczeństwo osobiste – odpowiadasz tylko do wysokości kapitału zakładowego. W przypadku działalności jednoosobowej ryzykujesz całym majątkiem prywatnym.

Drugim istotnym czynnikiem jest podatek. JDG w pierwszym roku może skorzystać z 12% stawki ryczałtu, ale w kolejnych latach – przy rosnących przychodach – skala podatkowa (17% i 32%) lub liniowy 19% mogą okazać się mniej korzystne niż CIT 9% (Estonian CIT) lub 19% standardowy CIT w spółce.

Koszty prowadzenia spółki są wyższe – dochodzi księgowość pełna, obowiązek publikacji sprawozdań, ewentualne wynagrodzenie zarządu. Dlatego symulacja powinna uwzględniać nie tylko podatek, ale również wydatki administracyjne. Próg opłacalności często pojawia się przy rocznym dochodzie netto 80–100 tys. zł – powyżej tej kwoty struktura spółkowa zaczyna dawać realne oszczędności.

Brak faktury nie zwalnia z obowiązku rozliczenia podatku – należy wykazać transakcję na podstawie innego dowodu, np. umowy, wydruku przelewu lub paragonu. Najlepiej jednak jak najszybciej uzyskać duplikat faktury od kontrahenta.

Jeśli jesteś nabywcą i nie otrzymałeś faktury przed upływem terminu do odliczenia VAT, możesz zachować prawo do odliczenia pod warunkiem, że dokument otrzymasz przed złożeniem deklaracji za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy – jednak nie później niż 3 lata od końca roku, w którym powstał ten obowiązek.

W przypadku sprzedaży, gdy nie możesz wystawić faktury (np. klient nie podał danych), zachowaj wszelkie inne dowody transakcji. Wówczas należy ująć przychód w KPiR lub ewidencji ryczałtu na podstawie wewnętrznego dokumentu zastępczego i niezwłocznie dążyć do uzupełnienia brakującej faktury. Im więcej materiału potwierdzającego istnienie zdarzenia gospodarczego, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania przychodu przez urząd.